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新太和公司实 施任务行分销ERP案例

新太和公司实 施任务行分销ERP案例

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  石家庄新太和 食品添加剂公司创立于1993年,主营各类食品 原辅料添加剂,业务模式为分 销和直销。经过近10年的不断开拓和发展,新太和在河北 境内食品添加剂分销商中,新太和已经做 稳了老大的位置,经营1000多个产品种类,有3000多家直接客户。除石家庄外,邯郸、邢台、衡水、沧州、张家口等6个地市均设立 有分公司,并逐渐通过商 务联盟的方式,使业务区域跨越河北、天津和山西,一跃成为华北 地区举足轻重的食品添加剂贸易商。总部负责向各 上游供应商的采购以及各地分公司物流调配,分公司负责当 地的销售和库存,定期向总部上 报区域销售、库存、现金和应用收款情况。
     成长的烦恼
     所有中小企业一样,新太和也经历 着成长的烦恼。与其他电脑、服装、食品、饮料等行业相比,食品添加剂作 为食品的辅助材料(行业产值占国 内食品工业产值的约5%),该行业在一定 意义上属于 冷门行业。新太和与河北 的几千家食品生产厂以及西点作坊都保持了很多年的合作关系。用新太和老总 的话来说,这个市场相对稳定,市场容量有多 大心里也有数,我们与客户之 间也是一种细水长流的长期供货关系,我们的销售网点越多,竞争者进入河 北市场的门槛就越高。然而,和国内许多流 通企业当前面临的发展困惑一样,新太和最大的 问题就是异地分公司的管理:每个分公司每 天卖了多少货,库存还有多少,银行现金有多少,应收帐款是多少?尤其是每年中 秋节前的2个月内,正是食品添加 剂行业的销售旺季,各地每天的销量很大,要避免断货现象,就得对每天的 库存量都很清楚,做到及时补货。
     2002年,我们一个月盘点一次,各地分公司以 传真方式把报表提交公司总部,到了销售旺季,公司帐目却是一团糟。即使在平时,对帐准确度能达到90%就不错了,但90%和50%也没有什么本质差别。时间久了,大家对数字都 没有什么概念了。新太和总经理 倪振华对记者说道,一开始,我们认为是人 出了问题,接连换了好几 位分公司经理,但情况照旧,我们这才意识 到是管理机制出了问题。 很明显,传统的管理方 式已经不再适应公司扩张的需求了,新太和迫切需 要引入一套能实现集中管理、异地控制的透 明化管理机制。
  锁定三大需求
     鉴于公司管理现状,2003年元月新财务 年度开始的时候,新太和就开始 考虑上一套分销管理软件,希望借助信息 化来改善公司的管理。学计算机出身 并一手创办新太和的倪总经过分析,确定了三大基本需求:能很好地管理进销存、能实时处理数据、能支持异地管理。带着这些需求,倪总先是考察了用友、金蝶等国内几 家大型管理软件,功能模块倒也 挺大挺全的,但我们这样的 流通企业,不需要太复杂的功能,何必要花100%的钱买20%的功能呢?而且在河北我们有7个网点,用户数需要至少30个,这类软件没有40-50万元根本下不来。由于起初倪总 没有找到性价比很合适的分销管理软件,只好把需求反 馈给石家庄鼎新电脑公司。经过双方深入沟通,鼎新把任我行 网络化分销管理系统推荐给了他,并建议他进入 任我行天地一网通网站实况观摩,亲自感受一下 其产品的应用功效。其中的网络化 分销系统简洁而实用的特点以及不到8万的价格得到 了倪总的认同。
     紧扣业务流程
     在项目实施的过程中,新太和是一个 非常特殊的案例,这就是倪总自 始至终对自己要什么有非常清晰的认识;更难能可贵的是,倪总自始至终 将软件的实施与对业务流程的了解和改进紧密结合起来,因而起到了事 半功倍的效果。
     2003年农历春节刚过,新太和开始实 施任我行分销ERP,倪总亲自给下 面的库房、财务等相关人 员集中培训,讲解操作流程。 两周以后,新太和6个分公司与总 部一起启动了分销管理系统,一个月下来,系统运营基本顺畅。谈到此次软件 实施的心得,新太和公司总 结为两点:第一,我们对自己的 业务流程相当清楚,虽然是一个通 用型软件,但我们知道怎 样去变通使用;第二,由于我们以前 一直使用任我行公司的管家婆软件,所以,我们很容易理 解和适应一脉相承的任我行网分的设计思路--很多地方我们 原来就是这样做的。
     也就是说,倪总不只是把分销ERP的实施看成是 技术部门的事,而是一个公司 管理的事。
     瞬息万变,尽在掌握
     新太和在河北 各地实施信息化管理之后,其运营链上的 各部门通过Internet登录到公司数 据中心服务器,根据各自不同 的权限把销售、订单、库存,甚至退货等数 据实时记录在数据中心。现在,我每天只需每 天打开电脑,我想知道的东 西就一目了然地摆在那里。倪总很自豪地 向笔者说道,我也不用每天 忙于应付于各种繁杂的事务了,可以抽出时间 多想想公司的发展规划。
     从根本上说,任我行分销系 统帮助新太和建立起一个规范而高效的企业管理机制,该系统实现了 公司总部到各地分支机构各经营环节的数据流、物流、信息流的高效整合。通过该系统,随时可查询各 业务部门的订单、库存、现金、应收帐款等数据,避免运营链中 各环节之间容易引起的混乱局面。倪总还给笔者 讲述了一个细节现象。以前,由于各地分支 机构没有统一的销售数据单位,传真到总部的 数据单位不一致,有时用箱,有时用袋,再加上笔误或 传真不清晰,导致经常对不上帐--我的钱究竟在哪里 ?而现在由于通 过软件来管理,数据单位界定 义得很清楚,很少出差错,即使发生一点误操作,也可以通过系 统查出问题出在哪里?
     实施任我行分销ERP后,新太和公司整 体工作效率的明显得到提高,直接降低了运营成本。拿财务人员来说,以前整日埋首 于各种票据、报表之间,做的是记帐财务。而且由于各地 没有一个统一的规范要求,经常发生同一 商品的记帐单位不一致的情况,财务人员只好 每天忙于处理各种数据问题。应用网分系统之后,每天的各种数 据则由分销系统自动生成各种管理报表,从而使财务每 天只是去管帐:核对库存和销售数据、查看客户信用 额度等等,从而真正起到 财务管理的作用。
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